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  • 骑士vs步行者:有效的管理者,都掌握了这两种“时间管理”术!

    成都人才网 2019-8-9 15:49
        之前的下属最近刚做了主管,聊天的时候向我吐槽“自从当上主管后,我怎么变得越来越忙了,感觉每天时间不够用啊?!?br />     初做主管大抵都是这种感受,因为角色的这种转变,你的下属、平级部门,上级对你越来越高的要求等等往往会占用你更多的时间。
        而评价一个管理者是否有效的标准之一,是他的时间管理能力。因为企业提拔你做管理者,其实是想让你在不可逆的时间里,为他创造更多的价值。
        但对于时间的重视及管理的有效性,往往是很多管理者容易忽视的。
        一、管理者普遍在“时间”上的困惑
        大多管理者在时间的运用上都有以下几种困惑:
        1、时间不够用
        作为销售总监的M,她不仅要为完成既定的年度销售目标而将很多的时间服务于客户,另外还要做好团队的日常工作分配和指导,同时还得及时向上级汇报工作的进展和完成情况。让她觉得如果有“分身术”就好了。
        并且当你带2个下属,和你管理10个人团队时,你个人可掌握的时间就会越少。
        职位越高,管理幅度越大的管理者,越容易感觉时间不够用。
        2、不知道时间花在哪了
        我在面试管理者职位的时候,有一个必问的问题“请您列举一下占用您时间最多的三项工作是什么,分别占用了您多少时间?”。
        很多人当时都无法作答,需要停下来好好思考一下,因为他们真的不记得自己的时间花在哪了。
        更可怕的是,他们不仅不知道时间花在哪了,甚至会觉得这不重要。
        3、有时间的压力
        人的焦虑,往往是来自于不确定性。
        不知道时间花在哪了,甚至发现自己的很多时间如果大多浪费在了一些毫无贡献的工作上,你自然就有心理上的这种焦虑。
        企业招一个高层,一定是希望他在最短的时间里带来价值,这个时候时间的紧迫性自然会增加他的压力。
        并且随着组织对管理岗位有不断更高的要求,对其时间的要求就会加大。
        二、有效管理者的“时间管理”之术
        陈春花老师《管理的常识》中提到,一般“有效的管理者”的第一个特征就是会对时间进行有效管理。
        即确定重要的事,确定优先顺序,每件事情都有时间的设定,都能合理地解决。
        而《卓有成效的管理者》书中,德鲁克大师给到我们关于时间管理,有两项重要的方法:
        1、诊断你的时间
        医生给病人看病,不会一上来就给病人开药,而是会问他“你哪里不舒服,今天都吃了些什么,出现这个症状有多长时间了”等等。管理工作也是如此。
        如果完全靠记忆,恐怕说不清楚自己的时间是怎么打发的,也就无从诊断。
        有效诊断的方法之一,就是记录你的工作时间,以此判断你时间的实际运用情况是否良性。
        有段时间我觉得自己工作效率低下,那个月我特意每天记录下来自己今天做了哪些事情,分别花了多长时间。
        一个月之后通过记录发现:
        1/3的时间花在了日常的会议上;
        1/3的时间是在处理那些突发的、临时发起的一些工作上;
        而公司级、部门级重点工作竟然只分到可怜的1/3,而原则上要占到至少2/3的时间才对。
        从那时开始,我会在第二天上班之前对照昨天的工作记录进行时间上的复盘:
        有没有聚焦在重要的事情上,目前做的这些动作是不是围绕大目标在进行;
        今天哪些任务时间浪费的有点多,由此分析一下哪些是可以取消的,哪些是可以授权的,哪些又是可以向公司提出改善意见的,从而尽量地减少无谓的时间浪费。
        通过对时间的诊断,找出有价值的活动和无效的活动,从而发现和改善时间管理上的问题,做可以掌控时间的主人,让时间运用的更有效。
        2、系统管理你的时间
        当我通过诊断发现,有很多时间是浪费在日常的会议上,而让人苦恼的是,有些会议因为是公司的规定,或集团的安排,你不得不参加。
        这就是规模大的企业会存在因组织臃肿,或组织不健全、信息未共享、团队内部人员过多等等导致你不得不浪费掉很多时间。
        所以,系统管理时间的第一要诀“找到浪费时间的活动,尽可能消除它”:
        先分清楚哪些是浪费时间的活动,对组织效益无益的活动;
        然后在自己可调整的范围内尽可能的消除这些活动;
        如果是你暂时无法改变的,也应及时提报给公司,做整体的慢慢改善。
        很多管理者都是因为个人业绩出色而被提拔,当他刚做管理者时,会习惯于自己做,觉得自己做更放心,效率也更高。就会导致他被事务性工作所束缚,很多事情都等着他亲力亲为,就会沦为被时间推着走的人。
        所以,系统管理时间的第二要诀“适时授权”:
        大胆减少自己的时间,把可由别人做的事情交付给他人,这样才能做真正应由自己做的事;
        培养“信任”文化,让你相信团队可以,团队才会真的可以;
        “授权”在时间上的管理,是管理者有效性的一大改进。
        有一次,我特意观察了一下,我们老板有一天早晨,自他进入办公室那一刻开始,到当天下班的时间,一共有6位员工去找他,他主动叫进去的有两次,而剩余的四次全是各部门的部门长去找他汇报和请示工作。
        导致下班了他才有自己的时间专注于处理自己的事情。
        当时间被分割成许多段时,就等于没有时间。而如果时间能集中,即使只有一个工作日的1/4,也足以办理几件大事。反之,零零碎碎的时间,纵然总数有3/4个工作日,对关键工作起到的作用也会很小。
        至于如何集中,每个人都有自己的方法。
        我一般会从这两点来集中安排时间:
        首先,会把一些可以短时间就能完成的工作,且性质类似的工作放在一起做。
        比如每天早上,在上班的途中,我就会把今天需要和团队,和其他部门沟通协调的事情在路上花个十几分钟处理掉。
        这种安排的好处,一是会更好地提醒他们每天的重要工作,以及“我关注的工作”,团队才会把他们的时间聚焦在你安排的任务上,帮助你去达成你的工作目标。
        提前和其他部门沟通,等于也是先争取到他们的时间,时间就是资源,先把资源占到,再安排接下来的事情,就会更从容有效。
        其次,每天会集中一个时段专注于处理自己的工作。
        如果遇到下属或跨部门来沟通时,我一般不会马上回应及行动,而是会先问一下“我需要先处理手头一个急事,你的这个事情我xx分钟后帮你解决或再和你沟通可以吗?”。
        一是避免被习惯性打断,或被不那么重要而紧急的事情所消耗;
        同时,别人找你并不真的就一定需要你的帮助,有的时候只是习惯了找别人更方便。
        所以,系统管理时间的第三要诀“集中安排和处理”:
        把同类性质的、简单零碎的工作进行集中处理;
        每天留出专门的时段专注于你自己的工作,尤其是重点工作。
        当一个管理者,职位越高,其不能自行支配的时间也就越多,所以,如何通过各种有效的办法系统管理你的时间就变得尤为重要。
        你会发现,一个有效的管理者通常并不是一开始就着手工作,而往往会从时间安排上着手。他们不是以计划为起点,而是清楚自己的时间用在什么地方才是起点,然后管理好自己的时间,为自己为企业创造更多的价值。(文:黄兰兰, 三茅网专栏作家、国家人力资源管理师和企业培训师。擅长招聘、培训、绩效及员工关系???。在多家人力资源专业网站发布原创文章,同时担任三茅网的“打卡话题”的牛人。)

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